CAS CLIENT – OPTIMISATION DE L’ORGANISATION D’UNE TPE DU BTP

Secteur d’activité : Bâtiment – Second œuvre
Localisation : Gard (30)
Effectif : 1 dirigeant + 3 salariés
Type d’intervention : Diagnostic oral et préconisations d’organisation

CONTEXTE

Le gérant d’une petite entreprise du bâtiment, en activité depuis plusieurs années, gère seul l’ensemble des tâches administratives en plus de ses missions sur chantier. Il consacre chaque semaine une part importante de son temps à la création de devis, la facturation, les relances clients, la planification des rendez-vous et le suivi des équipes. Cette surcharge nuit à sa réactivité terrain et freine le développement de son activité.

“Je suis partout, mais j’ai l’impression de ne jamais avoir de visibilité complète sur ce qui arrive…”

DIAGNOSTIC

Analyse informelle conduite avec le dirigeant :

  • L’ensemble des tâches administratives repose sur le gérant.

  • La facturation est irrégulière, souvent différée de plusieurs jours ou semaines.

  • Aucun outil ne centralise la planification des chantiers à venir.

  • Le pointage des salariés est effectué manuellement, sans archivage structuré.

  • Le gérant est sollicité en permanence, ce qui nuit à la qualité de pilotage des chantiers.

PRÉCONISATIONS

Objectif : Délester le gérant des tâches administratives pour lui permettre de se recentrer sur la gestion opérationnelle des chantiers.

Actions proposées :

  1. Recrutement d’un profil administratif polyvalent à temps partiel (10 à 15 h/semaine)
    Missions ciblées :

    • Édition des devis et factures

    • Relances clients

    • Prise de rendez-vous et gestion de planning

    • Pointage hebdomadaire des salariés

    • Préparation du planning de chantier à venir

  2. Mise en place d’un outil de suivi partagé

    • Option budget zéro : tableur collaboratif

    • Option clé en main : logiciel type Obat, Tolteck.

  3. Accompagnement initial à l’organisation et à la délégation

RÉSULTATS ATTENDUS

Indicateur Avant Cible après 3 mois

Temps consacré à l’administratif Environ 12 h / semaine Moins de 3 h / semaine

Délai d’envoi des factures Jusqu’à 3 semaines Moins de 48 heures

Planification des chantiers Fragmentée et non anticipée Vue consolidée à 2 semaines

Suivi RH (pointage) Manuel et non tracé Automatisé et archivé

Présence opérationnelle terrain Environ 50 % Supérieure à 75 %

CONCLUSION

Un rééquilibrage simple des fonctions administratives permettrait à cette entreprise de structurer son développement, sécuriser sa trésorerie, et améliorer la qualité des interventions. La solution proposée repose sur une approche réaliste, adaptée à une petite structure, sans alourdir les charges fixes de façon disproportionnée.